アナログ業務のDX推進事例｜FAX中心の運用をデジタル化し業務効率化を実現した方法
FAXや紙を前提とした業務フローが長年続き、「非効率だと分かっているが変えられない」と感じていないでしょうか。DX推進が叫ばれる中でも、業界特有の慣習や関係性が壁となり、アナログ業務の見直しが進まないケースは少なくありません。本記事では、FAX中心の運用をデジタル化し、業務効率化につなげたプロジェクトをもとに、現場に根付くDX推進の進め方を整理します。
なぜアナログ業務のDX推進は進まないのか
FAX中心の運用が続いてきた背景
出版業界では、毎日約200冊の新刊が発行され、出版社から書店へは新版・重版を含む販促情報がFAXで送付されてきました。書店は大量のチラシの中から自店に適した書籍を選別する必要があり、そのための印刷費や仕分け作業の工数が発生していました。
業務が複数企業にまたがる構造では、非効率と分かっていても抜本的な見直しが進みにくいという特徴があります。
課題が明確でも着手できない理由
DX推進は、単なるツール導入ではありません。既存フローをどう再設計するかが本質になります。
しかし、業界慣習や既存の取引構造が強い場合、変革の意思決定は容易ではありません。
今回の取り組みも、書店・出版社双方が長年抱えてきたアナログ業務の見直しから始まりました。
受発注業務をデジタル化するという選択肢
文化通信社が運営する「BookLink」は、出版社と書店間の販促情報のやりとりをオンライン化するサービスです。
FAX運用が生んでいたコストと工数
従来はFAXによる送信費や印刷費が発生し、書店側では仕分け作業や情報管理に時間がかかっていました。
デジタル化による業務効率化
BookLinkでは、
- Web上での販促チラシ確認
- フォロー機能による情報整理
- 発注サイトへのスムーズな導線
- PV・UUの可視化
などにより、情報流通の仕組み自体を再設計しています。
テストマーケティング後には1,300以上のアカウントで導入が決定しました。
業界特化型DXを支えた開発アプローチ
本プロジェクトでは、当社エルボーズがデジタルプロダクト開発の立場から伴走支援を行いました。
重要だったのは、完成形を最初に決め切るのではなく、現場ヒアリングと試作を繰り返しながら要件を具体化することです。モックアップを活用し、実際の業務フローを確認しながら設計を進めました。
また、業界理解を持つ文化通信社との連携により、実運用に耐える設計を実現しました。変化し続ける現場フローを前提とし、将来的な機能拡張やAI活用も見据えた設計思想を採用しています。単なるデジタル化ではなく、継続的に改善可能な構造を意識した開発が行われました。
持続的な改善を前提としたDX推進
システムはリリースして終わりではありません。BookLinkも、リリース後のユーザー反応をもとに機能改善を続けています。書店員同士の情報共有機能やスマートフォン対応など、段階的な拡張が予定されています。DX推進では、「導入」よりも「継続的な改善体制」が成果を左右します。本事例はその一例といえます。
業務効率化の試算から見えるインパクト
本サービスの活用が広がった場合、当社の試算では年間約12億円の経費削減、約72万時間の工数削減につながると算出されています。この数値は、アナログ業務を前提とした構造を見直すことで、業界全体の生産性に大きな影響を与え得ることを示しています。
アナログ業務のDX推進に取り組む企業へ
アナログ業務の見直しは、単なるシステム導入では進みません。
既存フローの再設計、関係者との合意形成、そして継続的な改善体制まで含めて検討する必要があります。
当社では、現場ヒアリングを重ねながら、実際に使われるプロダクト開発の伴走支援を行っています。アナログ業務のDX推進や業務効率化に関する取り組みをご検討中の方は、以下よりご相談ください。
